L’organisation d’un événement virtuel exige autant de précision qu’un événement en face à face. Il est essentiel de prêter une attention particulière à des détails apparemment infimes. Voici donc nos meilleurs conseils pour mener à bien vos événements virtuels.
1. Planifiez votre événement virtuel à l’avance
Anticiper les événements est toujours le meilleur moyen d’en assurer le succès. Planifier un événement virtuel à l’avance est certainement la première étape sur la liste des choses à faire.
Au cours du processus de planification, une liste de priorités doit être établie. Dans celle-ci, vous devez prendre en compte les éléments suivants :
- Établir un budget pour le développement de l’événement.
- Désigner les rôles qu’aura chaque membre de votre équipe.
- Identifier des alternatives viables pour résoudre les situations d’urgence.
- La possibilité d’intégrer des contenus préenregistrés en cas de désagréments.
- Établir les modes de financement possibles.
- Élaborer un agenda détaillé des activités à réaliser.
- Préparer et distribuer un polycopié à chaque membre de l’équipe.
- Établir un calendrier des activités et, en fonction de la durée de l’événement, diviser l’événement virtuel en plusieurs sessions.
2. Établir un but, une finalité et un objectif
Dans le cadre du processus de planification, il est également nécessaire que vous établissiez vos objectifs, vos buts et vos finalités. Si possible, définissez ces paramètres avant de commencer à organiser l’événement virtuel.
C’est en fonction de vos objectifs que vous devez élaborer une stratégie pour faire de votre contenu audiovisuel et de votre événement en général, un événement intéressant pour votre public cible.
Par ailleurs, c’est le moment de déterminer le type d’événement virtuel que vous souhaitez développer : webinaires, webcast, événement hybride, ou transmission de contenu préenregistré.
Pour connaître les principaux avantages de l’utilisation de contenu préenregistré dans vos événements virtuels, nous vous recommandons la lecture suivante : Contenu préenregistré : 4 avantages pour vos événements virtuels.
3. Élaborer des stratégies pour interagir avec votre public cible
Avant de commencer à sélectionner des stratégies, vous devez vous poser les questions suivantes : Votre contenu sera-t-il éducatif ? Votre intention est-elle de vendre ou de promouvoir un produit ? Quels sont les sujets d’actualité liés à votre entreprise ou à votre marque ? Qu’avez-vous l’intention de susciter chez vos spectateurs ?
Un bon moyen de briser la glace avec votre public est d’inclure des histoires sur la création de votre marque ou de votre produit. Les motivations personnelles ou de l’entreprise ou tout ce qui fait appel aux émotions, de cette façon vous pouvez générer de l’empathie et par conséquent, de l’intérêt pour ce que vous avez à offrir.
Étudiez la stratégie qui correspond le mieux à votre plan général et mettez-la en pratique à tout moment. Depuis le processus de planification et de promotion jusqu’à l’exécution de votre événement virtuel.
4. Choisir une plateforme pour les événements virtuels
La plateforme que vous choisissez peut jouer un rôle déterminant dans le succès ou l’échec de votre événement virtuel. Parmi les plateformes les plus populaires qui existent aujourd’hui, citons Zoom, Microsoft Teams, GoToRoom, entre autres.
Il existe de nombreuses options sur le marché, et vous vous demandez probablement ce qu’il faut rechercher dans une plateforme pour événements virtuels, pour savoir laquelle est la bonne.
Afin de tirer le meilleur parti d’un événement virtuel pour vous et votre public, vous devriez choisir une plateforme qui offre des interactions en temps réel, des sondages en direct, un suivi personnalisé des participants pendant et après l’événement.
Pour les petites réunions, une plateforme comme celles mentionnées ci-dessus suffira. Si, en revanche, vous organisez un événement de grande envergure, vous pouvez vous risquer à expérimenter d’autres plateformes qui offrent une plus grande portée et des outils plus spécialisés.
5. Demandez l’appui d’un facilitateur
Le manque d’expérience peut vous jouer des tours. Si vous n’êtes pas familier avec la diffusion d’événements en ligne, vous pouvez choisir de faire appel à un fournisseur externe.
L’avantage d’engager une équipe spécialisée dans les événements virtuels est que vous n’aurez à vous soucier de rien d’autre que de l’organisation de l’événement. Tous les aspects liés aux questions techniques, à la connexion Internet et à l’équipement seront de la responsabilité de votre fournisseur.
Vous pourrez ainsi réduire le niveau de stress lié aux problèmes techniques et vous concentrer librement sur le processus de planification.
Effectuez une répétition générale avant le jour de l’événement
Il est toujours nécessaire d’anticiper ce qui peut arriver. C’est pourquoi il est important qu’avant le jour de l’événement, vous fassiez une répétition avec tous les équipements et outils que vous utiliserez dans votre événement virtuel.
À ce moment-là, vous devez vérifier la qualité de l’image, du son et étudier le comportement des deux éléments, par le biais d’Internet. C’est le seul moyen de corriger des défauts ou de répondre à des besoins qui n’avaient pas été spécifiés auparavant.
Lorsque vous organisez un événement virtuel avec Resolve Collaboration, vous pouvez être sûr de laisser l’ensemble de la procédure entre les mains de nos experts. Les tests seront effectués avant l’événement afin de minimiser la possibilité de défaillances le jour de l’événement.
Nos opérateurs travailleront ensemble pour vous fournir un événement sans pareil et de la plus haute qualité. Nous vous conseillerons !
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