Liste de contrôle : Guide en 31 étapes pour transformer votre événement en face-à-face en un événement virtuel

Vous avez une conférence, un atelier ou un séminaire à venir ? Si vous avez déjà envisagé de le transformer en un événement virtuel, c’est le moment.

Beaucoup d’entre nous travaillent à domicile et suivent des règles strictes de distanciation sociale lorsqu’ils s’aventurent à l’extérieur, alors que les gouvernements du monde entier luttent pour contenir la pandémie de COVID-19. Les réunions en face à face de plus de deux personnes ont été interdites par le gouvernement canadien en mars. Mais cela ne signifie pas que votre prochain événement doit être annulé.

En fait, nombre de nos clients constatent un appétit plus grand que prévu pour les événements virtuels parmi leur clientèle existante. Le taux de participation à leurs événements virtuels dépasse souvent le taux de participation moyen à un événement similaire en face à face.

Alors que nous sommes si nombreux à nous isoler socialement chez nous et à travailler à distance, il existe un public captif en ligne pour les webinaires, les conférences virtuelles, les séminaires et les événements de toutes formes et de toutes tailles : les personnes qui n’auraient jamais envisagé de participer à un événement numérique par le passé n’ont plus guère d’alternative si le contenu les intéresse.

L’un des clients de Resolve a doublé la taille moyenne de son audience pour les webinaires de formation du secteur et a constaté une bonne adhésion à une toute nouvelle formule d’abonnement numérique qui remplace une partie des revenus des événements physiques perdus dans le climat actuel.

Un autre client, qui organise habituellement des réunions d’information en face à face avec les fournisseurs au début des projets de construction d’infrastructures, a mis en ligne la réunion prévue en l’espace de deux semaines et a dépassé de près de 400 % le nombre de participants prévu.

Il ne fait aucun doute que les obstacles à la participation à des événements en ligne sont moins nombreux, en particulier si une version à la demande est proposée en plus du flux en direct. La géographie et les fuseaux horaires n’entrent pas en ligne de compte, les frais de déplacement et d’hébergement sont négligeables, et lorsque les organisations font payer la participation, le coût est généralement moins élevé.

C’est dans cet esprit que nous avons créé une liste de contrôle pour vous aider à convertir votre prochain événement physique en événement numérique. La plupart des événements peuvent être convertis en six semaines, mais les grandes conférences prendront plus de temps. Le processus peut être condensé en deux semaines si vous êtes sous pression.

Il reste 6 semaines :

Créez le programme de votre événement virtuel
Comme pour un événement physique, vous devez choisir le format et la structure de votre événement et confirmer vos intervenants. Assurez la liaison avec vos intervenants et adaptez le contenu à un monde impacté par COVID-19 si nécessaire.

Modifiez la structure de votre événement pour un public virtuel

Prévoyez un mélange de discours principaux et de tables rondes – et envisagez de préenregistrer certaines sessions afin de pouvoir accéder à des intervenants internationaux dans différents fuseaux horaires et de les rendre disponibles à la demande.
Si votre événement en face à face comportait des sessions en petits groupes ou des ateliers, ceux-ci ne sont pas facilement transposables à un format en ligne. Envisagez plutôt de permettre à la conversation de se poursuivre dans des communautés privées et des groupes de discussion en ligne hébergés par vos présentateurs afin d’offrir l’interactivité souhaitée par les participants.

Raccourcissez tout. Des sessions d’une heure dans une salle de conférence physique pourraient être mieux organisées sous la forme d’une présentation de 40 minutes avec 10 minutes de questions-réponses, suivie d’une pause. Cela permet également de s’assurer que les présentateurs de votre prochaine session sont en ligne et ont passé un contrôle technique. Créez une diapositive d’attente et invitez votre public à aller prendre une tasse de café ou à vérifier ses e-mails.

Choisir un fournisseur de technologie

Il peut s’agir d’un partenaire de gestion d’événements numériques ou d’une plateforme de webinaires. Choisissez un fournisseur qui peut non seulement organiser votre événement en ligne, mais aussi vous conseiller sur la meilleure façon de l’héberger et de gérer les difficultés techniques qui pourraient survenir.

Planifiez votre support technique

Décidez comment gérer l’assistance technique locale. Si vos participants ont besoin d’aide pour s’inscrire, voulez-vous qu’ils vous contactent directement ou qu’ils contactent votre fournisseur de webinaires ?

Confirmez vos emplacements

Déterminez si vous souhaitez que vos intervenants fassent leur présentation depuis un studio, dans un lieu extérieur avec une distance sociale appropriée, ou en ligne à distance. Assurez-vous que votre fournisseur de technologie peut vous aider à organiser l’événement que vous souhaitez.

Formulez votre stratégie de prix

Devriez-vous facturer ? Si vous avez fait payer votre événement en face à face et que votre contenu est solide, vous devez absolument faire payer votre événement virtuel. Envisagez de baisser le prix pour refléter la baisse des frais de déplacement, d’hébergement, de location de salle et de restauration.

Planifiez vos offres de parrainage

La plupart des formules de parrainage peuvent être traduites pour un événement en ligne. Si votre événement physique a été parrainé, votre événement en ligne peut également l’être. Vous pouvez même faire payer plus cher si la participation est susceptible de dépasser celle de votre événement physique.
Parlez à votre fournisseur de technologie des options qui s’offrent à vous, notamment l’utilisation de votre espace d’affichage, la création de boutons d’appel à l’action et la fourniture de packs de ressources numériques.

Et pensez latéralement. Si vous avez prévu un hall d’exposition pour les sponsors et les partenaires, vous pouvez créer des stands virtuels pour partager des démonstrations de produits avec les visiteurs et mener une séance de questions-réponses virtuelle en temps réel.

4 semaines à venir :

Commencez à commercialiser l’événement

Lancez la page Web de votre événement, envoyez des e-mails à votre base de données, créez vos annonces. Quelle que soit la manière dont vous commercialisez habituellement vos événements, le processus pour votre événement en ligne sera très similaire, à ceci près que le courrier physique ne parviendra pas à votre public aussi rapidement que d’habitude, voire pas du tout. Envisagez de le remplacer par un rappel supplémentaire par courrier électronique.

Profitez de l’occasion pour poser une question au cours du processus d’inscription afin de contribuer au contenu ou à la structure de l’événement.

Planifier comment mesurer le succès

Quelles informations devez-vous saisir lors de l’inscription et de l’événement lui-même ? Discutez avec votre fournisseur de technologie de la manière dont vous mesurerez le succès de votre webinaire ou événement virtuel et en rendrez compte.

Filmez vos sessions préenregistrées

Enregistrez et montez à l’avance toutes les sessions qui seront filmées. Travaillez avec votre fournisseur de technologie pour les finaliser et les approuver bien avant l’événement.

Créez la FOMO avec une vidéo préenregistrée

Les présentateurs à distance ne sont qu’à un clic de pouvoir enregistrer une courte vidéo qui contribuera à susciter l’enthousiasme pour votre événement et à créer la peur de manquer l’événement pendant le processus d’inscription. Proposez-leur des suggestions créatives et incorporez les extraits vidéo dans vos activités de marketing pré-événement. Utilisez de courts extraits de sessions de studio préenregistrées pour faire de même.

Planifiez vos éléments interactifs

L’un des grands avantages des événements en ligne est la possibilité d’organiser des sondages en direct avec votre public et de susciter l’engagement de ce dernier en organisant une séance de questions-réponses avec vos intervenants. Votre flux en ligne doit être une communication à sens unique, avec la possibilité pour votre public de poser des questions via une boîte de discussion privée ou ouverte ou de voter via des sondages en ligne.

Demandez à votre fournisseur de technologie comment intégrer au mieux des éléments interactifs à votre événement virtuel.

Confirmez les formats de vos présentateurs

Si c’est la première fois que vous organisez un événement en ligne, travaillez avec votre fournisseur de technologie pour tester chaque format de session afin de vous assurer qu’il fonctionne comme vous le souhaitez. Prévoyez des pauses entre les sessions pour vous donner le temps de tester la technologie pour la session suivante.

Mettez en pratique ce que vous avez appris et adaptez votre agenda pour éviter de devoir changer de format le jour même.

2 semaines à venir :

Établir l’aspect et la convivialité de votre écran

Vous faites votre présentation depuis un studio ? Contactez votre fournisseur de technologie pour savoir comment utiliser au mieux les fonds d’écran verts. Travaillez avec votre fournisseur de webinaires pour établir une image de marque visuelle pendant chaque session, en utilisant au mieux l’espace à l’écran.

Assurez la liaison avec les sponsors pour les intégrer dans la mesure du possible.

Briefez vos enceintes et testez les connexions internet à distance

Confirmez le contenu de vos intervenants et les formats de présentation. Tous vos intervenants utiliseront-ils la vidéo ? Vous ou certains de vos intervenants souhaiteront peut-être faire leur présentation depuis un bureau. Vérifiez auprès de votre fournisseur comment respecter les exigences de distance sociale pendant le tournage.

Si les orateurs font leur présentation depuis un lieu éloigné, testez leur connexion à large bande et passez en mode audio et diapositives si l’alimentation vidéo n’est pas fiable ou si les présentateurs ne sont pas à l’aise devant la caméra.

Tenir compte de l’équipement et de la configuration du présentateur à distance

Si vous utilisez la vidéo, vos présentateurs à distance devront tenir compte de l’éclairage, de l’arrière-plan, de la qualité de leur caméra et de leur microphone, ainsi que de leur connexion Internet.

Envisagez d’investir dans des webcams et des microphones si la qualité est essentielle. Vous pouvez les prêter à vos conférenciers et les réutiliser pour votre prochain événement, ou ils font un beau cadeau pour les conférenciers.

S’ils utilisent l’appareil photo de leur ordinateur portable, assurez-vous qu’ils l’élèvent à hauteur des yeux pour obtenir une meilleure photo.

N’oubliez pas d’informer vos intervenants à distance sur l’utilisation de l’audio par téléphone comme solution de secours en cas de coupure d’Internet.

Contenu à la demande

Planifiez votre présence à la demande. Deux tiers des participants regardent généralement les sessions à la demande. Réfléchissez à la possibilité de l’héberger sur votre site web, ou de vous mettre en relation avec votre fournisseur de technologie ou un tiers pour l’héberger ailleurs en ligne.

1 semaine à venir :

Formez vos présentateurs

Si vos intervenants font leur présentation à distance, depuis leur domicile ou depuis un lieu extérieur, ils devront connaître la plateforme de webinaire que vous utilisez afin de pouvoir déplacer leurs propres diapositives et, si votre webinaire est diffusé en direct, répondre aux questions. Le cas échéant, faites appel à un animateur qui pourra également gérer les questions et les sondages.

Répétition et répétition du contenu

Répétez la structure de votre événement numérique comme vous le feriez pour un événement en face à face.

Mettez en place des appels qui se dérouleront tout au long des sessions du panel. Accordez une attention particulière à la façon dont vous gérez les transitions entre les intervenants à distance et à la façon dont vous tenez votre public informé au fur et à mesure de l’événement et de chaque session.

Encouragez vos intervenants à répéter devant une caméra s’ils utilisent la vidéo.

Quel est votre plan de secours ?

Pour chaque session à distance, prévoyez un plan de secours en cas de problèmes de connectivité. Assurez-vous que vos intervenants savent comment téléphoner en cas de besoin.

Envoyez le rappel de l’événement et les informations de connexion

Assurez-vous qu’un rappel est envoyé à tous les participants avec les informations de connexion la veille ou le matin de l’événement.

Préparez vos tweets sociaux
Pour maximiser l’intérêt sur les réseaux sociaux, il est intéressant de publier des messages sur vos canaux sociaux pendant l’événement. Préparez vos messages si possible et planifiez leur publication pendant l’événement pour gagner du temps et éviter le stress le jour J.

Le jour même :

Vérification technique

Effectuez un test technique dans l’heure qui précède l’événement pour vous assurer que la connexion Internet de vos présentateurs est à la hauteur, et que leur webcam et leur audio sont clairs.

Rappels à distance

Rappelez à vos présentateurs à distance de fermer la porte à clé s’ils s’isolent socialement avec des enfants ou d’autres membres de la famille pour éviter les interruptions à la caméra. Demandez-leur d’avoir un téléphone à portée de main au cas où ils auraient besoin d’être appelés pour l’événement, mais assurez-vous qu’il est en mode silencieux. Vous pouvez également apposer un panneau « Ne pas déranger » sur la porte d’entrée.

Dépannage et plans d’urgence

Veillez à ce que l’assistance informatique soit prête à intervenir et à surveiller l’expérience à distance afin d’être en mesure de résoudre les problèmes si nécessaire. La plupart des participants ne voient pas d’inconvénient à ce que les orateurs passent aux diapositives et à l’audio, tant que le flux reste fluide.

Évaluez vos sessions

N’oubliez pas de rendre votre événement virtuel aussi attrayant que possible grâce à vos éléments interactifs tout au long de la journée.

N’oubliez pas de demander à vos participants d’évaluer chaque session et d’évaluer l’ensemble de l’événement par le biais d’un sondage de clôture.

Après l’événement :

Contenu à la demande

Envoyez des liens vers vos sessions à la demande pour ceux qui n’ont pas assisté à l’événement en direct mais qui souhaitent le regarder quand cela leur convient.

Promouvoir et partager votre contenu

Découpez votre contenu en tranches et tirez-en le meilleur parti possible. Partagez-le avec vos présentateurs et sponsors et utilisez vos réseaux combinés pour maximiser la portée.

Mesurer le succès

Vérifiez vos données de participation et d’engagement. Contactez votre fournisseur de plateforme de webinaire ou consultez votre portail en ligne pour suivre les mesures de réussite de l’événement.

Rapport aux sponsors

Communiquez les données de fréquentation et d’engagement à vos sponsors. Communiquez avec eux sur la réponse qu’ils ont reçue.

Retour sur investissement

Considérez le coût de l’événement par rapport à la valeur générée pour votre entreprise. Fixez une date pour évaluer le retour sur investissement. Gardez à l’esprit que la participation augmentera avec le temps, car tout le monde ne regardera pas l’événement à la demande le jour même.

Bilan après l’événement

Effectuez un bilan après l’événement pour en tirer des enseignements pendant que l’événement est encore frais dans votre esprit. Communiquez avec vos collègues, les conférenciers, les sponsors et les participants afin d’obtenir une perspective globale. Faites vos recommandations sur la manière d’améliorer votre prochain événement virtuel !