Qu'est-ce qu'une AGA hybride ?

Notre solution d'AGA hybride prend en charge les présentateurs en ligne et en personne, avec une intégration transparente, quelle que soit la distance.

Permettez à vos intervenants de faire leur présentation depuis l'endroit de leur choix.

Qu'est-ce qu'une AGA ?

Une assemblée générale annuelle (AGA) est un événement annuel important dans le calendrier de nombreuses organisations.

Elle donne l’occasion de s’adresser directement aux membres et aux parties prenantes et de partager des informations importantes sur les réalisations, les accomplissements et les défis des années précédentes.

Elle permet aux dirigeants de recevoir des commentaires et des suggestions directement des membres et aux membres d’exprimer leurs préoccupations.

Les règles qui régissent une AGA varient d’une juridiction à l’autre, mais en général, les points clés suivants peuvent être inclus lorsque vous tenez une AGA ;

  • Examen et approbation du procès-verbal de l’AGA de l’année précédente

  • Présentation des résultats financiers de la société ou de l’organisation

  • Présentation de la vision et du plan de la direction pour l’année à venir

  • Vote sur la sélection des différents postes

  • Vote sur d’autres questions d’intérêt spécifique pour les membres, telles que les orientations de la politique sociale ou environnementale.

Pourquoi une AGM hybride est-elle importante ?

Une AGM est un outil important pour la transparence de toute organisation, il est donc important que les membres aient la possibilité d’observer et de participer pleinement.

Cela peut représenter un défi important lorsque les membres sont largement répartis à l’échelle nationale ou mondiale ou lorsque les rassemblements physiques sont limités, comme c’est le cas pendant la pandémie actuelle de COVID-19.

La tenue d’une AGM hybride virtuelle peut garantir l’engagement des membres et leur donner l’occasion de s’exprimer et d’être entendus, tout en permettant à une partie de vos membres et présentateurs de se rencontrer en personne. 

La réalisation d’une AGM hybride comporte des défis logistiques et notre équipe est expérimentée pour vous aider à les relever afin d’assurer la réussite de votre AGM hybride.

Une AGM Hybrid est une AGM produite où une the partie des conférenciers des présentateurs et des participants se trouvent à distance, chez eux ou au bureau, tandis que d’autres se réunissent en groupe dans un ou plusieurs endroits.

De nombreuses entreprises utilisent ce modèle pendant la période COVID-19 où certaines juridictions ont une réouverture plus large alors que d’autres sont encore confrontées à des blocages importants.

 

Comment Resolve vous aide-t-il ?

Resolve Collaboration vous fournit les outils et le soutien nécessaires pour planifier et organiser l’AGM hybride parfaite.

Nous commençons par faire en sorte que notre responsable de compte travaille en étroite collaboration avec vous et l’un de nos ingénieurs commerciaux pour comprendre la nature et la portée exactes de votre programme d’AGM et fournir un devis détaillé et précis qui inclut toutes les caractéristiques, fonctions, capacités et aptitudes requises par votre AGM virtuelle.

Notre équipe travaillera avec vous pour comprendre la répartition de vos intervenants, des modérateurs des présentateurs et du public et assurer une transition transparente entre les intervenants en personne et les intervenants à distance.

Ensuite, notre gestionnaire de compte et notre ingénieur commercial faciliteront une transition en douceur vers le producteur principal qui sera votre guide tout au long du processus de livraison.

Votre producteur travaillera avec vous pour coordonner vos intervenants à distance et s’assurera qu’ils sont correctement informés des aspects techniques de la diffusion de leur contenu.

Chaque intervenant sera testé et certifié individuellement pour s’assurer qu’il dispose de caméras, de haut-parleurs et de microphones fonctionnant correctement et de connexions Internet stables et fiables.

Votre producteur coordonnera avec la liaison technique du lieu où certains de vos présentateurs se réunissent en personne pour s’assurer que les orateurs présents dans la salle sont correctement connectés avec ceux qui se connectent à distance et que les deux ensembles d’orateurs voient leur contenu relayé au public participant à distance.

Votre producteur examinera et vérifiera le matériel de soutien pour votre AGM virtuelle ; les diapositives, les vidéos, les téléchargements et les questions de vote sont correctement préparés, formatés et mis en scène sur la plate-forme de diffusion et si des changements de dernière minute sont nécessaires, notre producteur est prêt à vous aider.

Si nécessaire, Resolve Collaboration peut envoyer une équipe de soutien sur place pour aider à la production de l’AGM hybride à partir du lieu où se trouvent certains de vos intervenants ou présentateurs.

Toutes les pratiques de dépistage COVID-19 et de distanciation sociale nécessaires seront respectées et exigées.

Votre producteur assurera la liaison entre les participants en ligne et en personne et veillera à ce que les principales communications entre les deux mondes se déroulent sans heurts.

Votre producteur examinera les plans d’urgence au cas où l’un de vos participants clés serait soudainement dans l’impossibilité de se rendre à l’endroit prévu en personne en raison de restrictions locales liées au COVID-19 ou d’autres urgences de dernière minute.

Le jour de l'AGM est arrivé, que faire maintenant ?

Le jour de votre AGM, notre équipe talentueuse d’opérateurs du service d’assistance sera en ligne et prête à aider non seulement vos orateurs mais aussi votre public.

Nous comprenons l’importance de veiller à ce que vos membres puissent voter, répondre et soulever des questions et que leur voix ne soit pas perdue en raison de problèmes techniques mineurs.

Vous pouvez vous concentrer sur le bon déroulement de votre ordre du jour sans vous laisser distraire par les demandes d’assistance qui peuvent provenir du public.

Au cours de votre AGM hybride, votre producteur est en ligne avec vous à chaque étape et s’assure que vos orateurs atteignent leur but et que le vote est effectué selon vos instructions, avec accès aux résultats en temps réel.

Si vos besoins en matière de vote sont très complexes ou nécessitent une validation spécifique par un tiers, nous travaillons avec de nombreux systèmes de vote en ligne disponibles aujourd’hui et pouvons les intégrer.

Après votre AGM hybride, vous rencontrerez à nouveau votre gestionnaire de compte, votre ingénieur commercial et votre producteur pour passer en revue la livraison finale de votre AGA hybride.

Nous examinerons comment tout s’est déroulé et les leçons apprises, puisque vous devrez recommencer l’année prochaine !

Nous vous donnerons accès à une copie téléchargeable de toutes les données pertinentes de votre AGM hybride : listes de participants, résultats des votes, questions soumises, etc., afin qu’elles puissent être intégrées, si nécessaire, au procès-verbal officiel de votre AGM et à votre dossier historique.

Le succès de votre AGM est entre nos mains

Nous comprenons que la production d’une AGM hybride réussie peut sembler un défi de taille, mais vous pouvez être rassuré et compter sur la confiance que nous avons acquise en produisant des AGM et des événements hybrides depuis 16 ans.

La pandémie a changé la façon dont beaucoup de personnes travaillent et font des affaires, mais avec Resolve Collaboration comme partenaire professionnel fiable pour les AGM hybrides, vous pouvez vous attendre à une AGM hybride réussie.