Qu'est-ce qu'une AGM virtuelle ?

Notre solution d'AGM virtuelle comprend des briefings en ligne pour les présentateurs et un support technique.

Permettez à vos intervenants de faire leur présentation depuis le lieu de leur choix.

Qu'est-ce qu'une AGM ?

Une assemblée générale annuelle (AGA) est un événement annuel important dans le calendrier de nombreuses organisations. L’AGA est l’occasion de s’adresser directement aux membres et aux parties prenantes et de partager des informations importantes sur les réalisations, les accomplissements et les défis des années précédentes. Elle permet aux dirigeants de recevoir des commentaires et des suggestions directement des membres et aux membres d’exprimer leurs préoccupations. Les règles qui régissent une AGA varient d’une juridiction à l’autre, mais en général, les points clés suivants peuvent être inclus dans une AGA ;
  • Examen et approbation du procès-verbal de l’AGA de l’année précédente
  • Présentation des résultats financiers de la société ou de l’organisation
  • présentation de la vision et du plan de la direction pour l’année à venir
  • Vote sur la sélection des différents postes
  • Vote sur d’autres questions d’intérêt spécifique pour les membres, telles que les orientations de la politique sociale ou environnementale.
Une AGA virtuelle est une AGA où tous les orateurs, présentateurs et participants se trouvent à distance, chez eux ou dans leurs bureaux, et où personne ne se réunit en un seul endroit. De nombreuses entreprises utilisent ce modèle pendant COVID-19 tandis que certaines l’utilisaient avant la pandémie.

Pourquoi une AGM virtuelle est-elle importante ?

Une AGA est un outil important pour la transparence de toute organisation, il est donc important que les membres aient la possibilité d’observer et de participer pleinement. Cela peut représenter un défi important lorsque les membres sont largement répartis à l’échelle nationale ou mondiale ou lorsqu’il est impossible de se réunir physiquement, comme c’est le cas pendant la pandémie actuelle de COVID-19. La tenue d’une AGM virtuelle permet de s’assurer que les membres sont engagés et ont la possibilité de s’exprimer et d’être entendus même s’ils ne sont pas dans la même pièce. La réalisation d’une AGM virtuelle comporte des défis logistiques et notre équipe est expérimentée pour vous aider à les relever afin d’assurer le succès de votre AGM virtuelle.

En quoi Resolve peut-il vous aider ?

Resolve Collaboration vous fournit les outils et le soutien nécessaires pour planifier et organiser l’AGA virtuelle parfaite. Tout d’abord, notre responsable de compte travaille en étroite collaboration avec vous et l’un de nos ingénieurs commerciaux afin de comprendre la nature et la portée exactes de votre programme d’AGA et de fournir un devis détaillé et précis comprenant toutes les caractéristiques, fonctions, capacités et aptitudes requises pour votre AGA virtuelle. Ensuite, notre gestionnaire de compte et notre ingénieur commercial faciliteront une transition en douceur vers le producteur principal qui sera votre guide tout au long du processus de livraison. Votre producteur travaillera avec vous pour coordonner vos intervenants et s’assurer qu’ils sont correctement informés des aspects techniques de la diffusion de leur contenu. Chaque intervenant sera testé individuellement et certifié pour s’assurer qu’il dispose de caméras, de haut-parleurs et de microphones fonctionnant correctement sur des connexions Internet stables et fiables. Votre producteur examinera et vérifiera le matériel de soutien de votre AGA virtuelle ; les diapositives, les vidéos, les téléchargements et les questions de vote sont correctement préparés, formatés et mis en scène sur la plate-forme de diffusion et si des changements de dernière minute sont nécessaires, notre producteur est prêt à vous aider.

Le jour de l'AGM est arrivé, que faire maintenant ?

Le jour de votre AGM, notre équipe talentueuse d’opérateurs du service d’assistance sera en ligne et prête à aider non seulement vos orateurs mais aussi votre public. Nous comprenons l’importance de veiller à ce que vos membres puissent voter, répondre et soulever des questions et que leur voix ne soit pas perdue en raison de problèmes techniques mineurs. Vous pouvez vous concentrer sur le bon déroulement de votre ordre du jour sans vous laisser distraire par les demandes d’assistance qui peuvent provenir du public. Au cours de votre AGM virtuelle, votre producteur est en ligne avec vous à chaque étape et s’assure que vos orateurs atteignent leur but et que le vote est effectué selon vos instructions, avec accès aux résultats en temps réel. Si vos besoins en matière de vote sont très complexes ou nécessitent une validation spécifique par un tiers, nous travaillons avec de nombreux systèmes de vote en ligne disponibles aujourd’hui et pouvons les intégrer. Après votre AGM virtuelle, vous rencontrerez à nouveau votre gestionnaire de compte, votre ingénieur commercial et votre producteur pour examiner la livraison finale de votre AGM virtuelle. Nous examinerons comment tout s’est déroulé et les leçons apprises, puisque vous devrez recommencer l’année prochaine ! Nous vous donnerons accès à une copie téléchargeable de toutes les données pertinentes de votre AGM virtuelle : listes de participants, résultats des votes, questions soumises, etc., afin qu’elles puissent être incorporées, si nécessaire, dans le procès-verbal officiel et l’historique de votre AGM.

Le succès de votre AGM est entre nos mains

Nous comprenons que la production d’une AGM virtuelle réussie peut sembler être un défi de taille, mais vous pouvez être rassuré et compter sur la confiance que nous avons acquise en produisant des AGM et des événements virtuels depuis 16 ans. La pandémie a changé la façon dont beaucoup de personnes travaillent et font des affaires, mais avec Resolve Collaboration comme partenaire professionnel et fiable de votre AGM virtuelle, vous pouvez vous attendre à une AGM virtuelle réussie.