S’appuyer sur un guide d’organisation d’événements virtuels peut faire la différence entre la réussite ou l’échec d’une réunion via les médias numériques.
La popularisation des événements virtuels découle de l’aspect pratique – et aussi de la nécessité – de s’appuyer sur une équipe à distance pour mener à bien des activités qui sont par nature en face à face. Activités qui requièrent principalement la participation de travailleurs et de cadres qui, pour une raison ou une autre, ne peuvent coïncider dans le même espace physique.
De l’organisation à la pratique : un guide pour l’organisation d’événements virtuels
De plus en plus d’entreprises intègrent les équipements d’événements virtuels dans leurs stratégies de développement.
Lorsque nous parlons d’une équipe d’événements virtuels, nous ne parlons pas seulement de l’acquisition de matériel et de logiciels pour l’entreprise. Il s’agit également de maintenir une équipe formée à l’utilisation de toutes ses fonctions et outils.
Idéalement, tout votre personnel devrait être formé pour connaître les bases de son fonctionnement. En cas d’événements imprévus, il est toujours essentiel qu’un autre membre du groupe connaisse les mêmes informations que l’organisateur virtuel d’événements. Cela permettra de réduire le nombre de malheurs et les activités pourront se dérouler sans problème en cas d’absence de l’organisateur.
Peut-être n’avez-vous pas encore intégré des activités de cette nature dans votre entreprise et vous vous demandez : comment organiser un événement virtuel avec succès et sans souci ? Il n’existe pas de formule magique pour répondre à cette question, mais à l’aide de nos conseils, vous pouvez minimiser le risque d’échec et augmenter les chances de réussite.
Voici cinq conseils pour vous aider à le faire.
1. acquérir des outils matériels spécialisés
Les outils spécialisés sont extrêmement importants si vous souhaitez réussir une réunion virtuelle. Pour savoir quel outil est le mieux adapté à vos besoins, vous devez vérifier les caractéristiques de chacun. Sur cette base, déterminez si vos exigences peuvent être satisfaites et choisissez ainsi le bon équipement.
Dans notre boutique en ligne, vous trouverez une large gamme de produits Polycom, conçus pour vous fournir les meilleurs accessoires pour les événements virtuels ou hybrides. Les outils Polycom peuvent être utilisés pour des événements allant des webinaires, des réunions virtuelles, des conférences, des webcasts ou du streaming sur les médias sociaux aux événements annuels tels qu’une Virtual AGM, une Hybrid AGM o un événment de réseautage virtuel.
L’incroyable Poly Studio X70 – 4K Dual Cameras With TC8 sera bientôt disponible dans Resolve Collaboration. Il s’agit d’un outil à double caméra, équipé d’une IA qui vous donne la possibilité de suivre chacun de vos participants de manière personnalisée.
Découvrez toutes ses caractéristiques et spécifications en cliquant ici.
2. obtenez une plateforme qui répond à vos besoins et à vos exigences
Il existe plusieurs plateformes d’événements virtuels qui, en fonction de leurs caractéristiques, peuvent répondre à vos besoins. L’organisation d’événements en ligne doit permettre un développement complet et opportun de chacune des activités qui ont été établies dans l’agenda. Cela nécessite l’utilisation d’une ressource spécialisée.
Aujourd’hui, il existe de nombreuses plateformes parmi lesquelles choisir.
Un système de gestion d’événements virtuels bien conçu vous permettra de tirer le maximum de bénéfices du programme que vous choisissez d’utiliser. Voici quelques-uns des aspects que vous devez prendre en compte lorsque vous le choisissez :
- Capacité à résoudre les problèmes liés à la logistique
- Messagerie, enregistrement et suivi des participants
- Participation du public en direct
- Intégration des ressources audio-visuelles
- Analyse des participants
- Enregistrement du contenu multimédia pour une utilisation ultérieure
Idéalement, vous devriez trouver une plateforme d’événements virtuels dotée d’une interface complète et intuitive. En plus d’être pratique à utiliser, il vous permettra de tirer le meilleur parti des ressources qu’il a à offrir.
3. préparer un agenda des événements virtuels
Lorsque vous décidez d’intégrer des événements virtuels dans les activités de votre entreprise, vous devez considérer qu’il n’y a pas de place pour l’improvisation. Lorsque vous planifiez des événements en ligne, vous devez prévoir que, comme ils ne se déroulent pas dans un espace physique, ils sont soumis à diverses éventualités.
Au cours du processus de planification, l’organisateur d’un événement virtuel doit tenir compte des éléments suivants :
- Établissez un calendrier qui profite à tous les participants et ne perturbe pas leur travail. Il est essentiel de respecter le temps de l’autre. C’est pourquoi vous devez être ponctuel avec les heures de début et de fin.
- Présentez l’ordre du jour à l’avance. Cela permet de peaufiner les détails et d’apporter de simples modifications dans un délai raisonnable entre la présentation de l’ordre du jour et la date de la réunion.
- Apprenez à utiliser à la fois vos outils et votre programme d’événements virtuels. Cela vous évitera bien des tracas.
- Réalisez une enquête pour connaître les caractéristiques des appareils des participants et de leur connexion Internet. Si l’un d’eux n’est pas compatible, résolvez la situation avant le jour convenu.
4. suivi de chaque participant
L’organisateur d’événements virtuels doit prévoir que dans cette modalité, les distractions peuvent jouer contre vous. Pour retenir l’attention des participants, vous devez présenter des informations exactes, précises et de qualité.
La qualité des informations que vous présentez à votre public en direct sera déterminante. N’oubliez pas non plus de maintenir le rythme tout au long de la session, ne commencez pas fort et ne terminez pas mollement.
Essayez de faire des appels constants à l’action, demandez la participation de chacun des invités et ne laissez pas le dynamisme retomber. Si la session est plus longue que prévu, ou s’il a été convenu à l’avance qu’elle serait longue, nous vous recommandons de diviser la journée en deux parties égales. De cette façon, chacun aura le temps de se rafraîchir et de continuer.
Vous trouverez d’autres idées d’événements virtuels dans l’article intitulé « Comment rendre une réunion à distance attrayante et efficace en 5 étapes ».
5. faire appel aux services d’événements virtuels d’une entreprise spécialisée
Heureusement, il existe des entreprises qui se consacrent à l’organisation d’événements hybrides ou entièrement virtuels. Si vous n’êtes pas encore totalement équipé pour organiser vous-même un événement de cette ampleur, n’hésitez pas !
Si vous êtes à la recherche d’une équipe virtuelle en Ontario, contactez-nous.
En outre, Resolve Collaboration a plus de quinze ans d’expérience dans la planification et le développement d’événements virtuels. Depuis notre création, nous avons organisé avec succès plus de 6 000 événements, auxquels ont participé plus de 100 000 personnes.
Notre engagement est de toujours vous fournir une attention spécialisée et de vous garantir des résultats satisfaisants. Les témoignages de nos clients sont notre meilleure lettre d’introduction.
Pour toute question ou demande de renseignements, veuillez appeler notre équipe au (888) 777-7965 ou nous envoyer un courriel à info@resolvecollaboration.com.
Nous sommes Resolve Collaboration Services, experts dans l’organisation de webinaires et d’événements virtuels depuis 2005.
