Comment rendre une réunion à distance attrayante et efficace en 5 étapes
L’acquisition des meilleures pratiques en matière de réunions virtuelles est infaillible si votre objectif est de réaliser une réunion à distance engageante et efficace.
Organiser une réunion peut être difficile ; planifier des réunions virtuelles l’est encore plus. En réalité, ce qui différencie les bonnes réunions des mauvaises, c’est, entre autres, la qualité des informations présentées et, bien sûr, le dynamisme et l’attitude de l’hôte.
Cependant, la vraie question est de savoir comment attirer les gens à votre réunion virtuelle de manière efficace. L’époque des réunions où les participants perdent rapidement leur attention et où le manque d’attrait ne contribue pas à générer un environnement actif est révolue.
Aujourd’hui, des entreprises comme Resolve Collaboration Services, se chargent de vous fournir les meilleurs services d’assistance pour mener des réunions efficaces. Donc, si vous cherchez des conseils sur la façon d’organiser une réunion réussie, lisez ce qui suit.
1
Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle et pourquoi dois-je en connaître les principes de base ?
Avant de nous plonger dans les éléments essentiels de la planification d’une réunion virtuelle, il est important d’en délimiter le sens.
Une réunion virtuelle est une rencontre entre une, deux ou plusieurs personnes par le biais d’une plateforme de rencontre. Ces derniers temps et avec l’émergence de la pandémie de COVID-19, la gestion de telles réunions est devenue une pratique fréquente pour le travail à distance.
Dans de nombreuses régions du monde, elle a été intégrée comme une activité facultative pour gérer les questions commerciales importantes. Dans d’autres, elle est devenue le seul moyen d’interaction entre la direction générale et ses partenaires ou employés. Il est donc important d’accorder à ces modes de communication l’attention qu’ils méritent.
Pour garantir l’acceptation et l’accueil par les participants, il est nécessaire de suivre certaines règles de base pour les réunions virtuelles. Celles-ci vont de l’utilisation de vêtements appropriés, de la réduction du bruit de l’environnement et de la prise en compte des aspects environnementaux, à l’utilisation d’un agenda de réunion de gestion et de quelques bons outils de collaboration.
L’utilisation d’un ordre du jour établi vous permettra d’organiser efficacement une réunion, de respecter les horaires et de maintenir un ordre thématique. Cela contribuera à la bonne compréhension de ce que vous essayez de présenter et, en même temps, à maintenir votre public attentif et participatif.
2
Augmentez votre productivité : organisez des réunions efficaces
La planification d’une réunion de routine, d’une réunion de gestion ou d’une conférence d’affaires peut devenir un sujet de débat sur les questions de productivité. Certains pensent que les réunions de groupe par vidéoconférence peuvent être inefficaces et qu’il est plus pratique de rencontrer individuellement chacune des personnes convoquées.
Cependant, cela se produit généralement lorsqu’il n’y a pas d’organisation adéquate de l’événement et que le manque d’intérêt de la part des destinataires prévaut. C’est là que la question se pose : Comment gérer une réunion pour la rendre plus efficace ?
Nous vous conseillons de susciter d’abord des attentes chez les participants ou les membres de l’équipe. Après les salutations respectives et une introduction générale, fixez un moment pour que les participants énoncent leurs objectifs pour la réunion. Vous disposerez ainsi d’indications précises sur les points à mettre en avant.
Cela vous permettra également d’orienter les participants vers leurs intérêts et leurs objectifs généraux. C’est pourquoi il est essentiel que vous vous prépariez à l’avance. Transmettez ensuite l’ordre du jour aux participants afin qu’ils comprennent pourquoi leur présence et leur participation sont absolument nécessaires.
Les petits groupes ont tendance à mieux communiquer.
3
Impliquer tous les participants
Dans la lignée de ce qui précède, le fait de travailler en petits groupes améliore généralement l’efficacité de votre réunion à distance. La raison ? Il est plus facile d’intégrer la participation des participants, en plus de générer un environnement plus humain, dans lequel la différence d’espace ne génère pas de divergences.
L’attribution des rôles est un excellent moyen de contribuer à cet objectif. Établissez des moments opportuns pour la participation de tous les membres, attribuez des tâches spécifiques et des objectifs particuliers à chaque personne participant à la réunion virtuelle.
Prévoyez diverses activités : prendre des notes, créer des rapports, signaler si un participant a levé la main. Et même quelqu’un pour garder trace de l’heure de la réunion. Chaque rôle est important et contribue aux bonnes pratiques de la réunion virtuelle.
Encouragez-les à garder les caméras allumées, à ouvrir le micro aux moments opportuns et, surtout, à respecter les diverses opinions qui peuvent être exprimées. Au lieu de lancer des questions au groupe, indiquez des personnes précises. De cette façon, tout le monde participera de manière égale et les interventions ne seront pas réduites à quelques-uns.
N’oubliez pas que l’étiquette des réunions virtuelles, tout comme celle des réunions d’affaires, n’est pas seulement une question de tenue vestimentaire. Encourager la participation de chaque participant fait partie de la courtoisie que vous offrez en tant qu’hôte.
Permettez à toutes les voix d’être entendues.
4
Optimiser le temps
Les réunions à distance peuvent se prêter à des digressions et compromettre ainsi le temps des personnes concernées. Cela, en plus de ralentir les processus, se traduit par de l’impolitesse.
Pour éviter de tomber dans ces erreurs, il est nécessaire de rester concentré et d’éviter d’aborder des sujets qui n’avaient pas été établis dans l’ordre du jour. Une réunion courte peut être aussi ou plus productive qu’une réunion longue. Cette dernière, en revanche, risque d’être mal organisée et de présenter des inconvénients majeurs.
Si votre réunion se prolonge au-delà du temps imparti, essayez de prévoir une courte pause au milieu. De cette façon, vous vous assurez une plus grande capacité à recevoir des participants pendant la seconde moitié de la journée. Cela vous permet de bénéficier des meilleures pratiques en matière de réunions virtuelles.
Toutefois, cela ne signifie pas que la réunion doit devenir ennuyeuse. Il est nécessaire de maintenir l’attention des interlocuteurs, avec l’incorporation de ressources ou d’outils, typiques du monde numérique. Créez des enquêtes interactives, développez des dynamiques et des questionnaires pratiques.
Les règles des réunions seront toujours axées sur la préservation des intérêts de chacun. L’optimisation du temps et l’exactitude des informations sont les ressources les plus importantes.
Essayez de ne pas avoir de retard au début ou à la fin. Vous devez prévoir tous les désagréments possibles et désigner un suppléant qui connaît les paramètres et les directives de la réunion à distance. Ceci, bien sûr, au cas où il serait nécessaire de le remplacer.
5
Maintenez le rythme tout au long de la réunion virtuelle
L’un des écueils courants des réunions en face-à-face ou en ligne est que la majeure partie de l’énergie est concentrée au début et se diffuse au fur et à mesure que la réunion avance. Dans ce système, il est beaucoup plus difficile de contrôler si les participants sont attentifs ou s’ils sont plutôt concentrés sur leur téléphone portable ou d’autres questions sans rapport avec la réunion.
C’est pourquoi il est important de maintenir le rythme et d’encourager la participation de tous les participants.
Conclure la réunion de manière appropriée est aussi important que de commencer une réunion avec l’énergie nécessaire.
Qu'en est-il des outils ? Découvrez les programmes de Resolve Collaboration Services
Chacune de vos réunions est un rendez-vous important. C’est pourquoi, chez Resolve Collaboration Services, nous nous engageons à vous fournir des programmes et des outils de qualité pour vos événements.
Développez les meilleures pratiques en matière de réunions virtuelles. Que vous cherchiez à vous connecter à un public ciblé ou à organiser une réunion à distance dans votre entreprise, nous avons la solution.
Vous envisagez d’intégrer des services événementiels virtuels et hybrides ? Au cours de nos plus de 15 années d’expérience, nous avons organisé plus de 6000 événements couronnés de succès.
