Ces dernières années, la pandémie de Covid a constitué un obstacle à l’organisation de conférences en personne dans les bureaux et les salles de conférence. Comme alternative, les gens se sont tournés vers les conférences virtuelles et les webinaires. Heureusement, la situation de la pandémie a commencé à s’améliorer, ce qui permet aux choses de revenir à leur état normal. Les gens ont donc recommencé à passer des conférences virtuelles aux conférences « en personne », mais la plupart d’entre eux pensent que les conférences virtuelles sont toujours une bonne idée. En fait, environ 60 % des organisations dans le monde prévoient d’investir davantage dans les conférences virtuelles à l’avenir afin de les adopter comme moyen de communication privilégié et permanent avec leurs employés. Les conférences virtuelles et les webinaires offrent un large éventail d’avantages par rapport aux événements « en personne ».

Nous allons résumer ici les principales raisons pour lesquelles les conférences virtuelles restent une bonne idée post-pandémie. Alors, commençons.

Pourquoi les conférences virtuelles sont-elles toujours une bonne idée après la pandémie?

 

Contrairement aux conférences “en personne”, les conférences virtuelles et les webinaires permettent la participation d’autant de participants que l’hôte le souhaite. Les statistiques montrent que les conférences virtuelles augmentent toujours le nombre de participants, car il n’y a pas de limites concernant l’espace et l’hébergement. De plus en plus de participants sont enclins à assister à des conférences virtuelles car il est facile d’y participer de n’importe où. Les participants peuvent prendre part aux réunions virtuelles dans le confort de leur foyer sans avoir à se rendre au bureau. Lors d’un événement en ligne, la récupération des données est très facile pour les participants, ce qui contribue à développer leur intérêt pour le déroulement de l’événement.

 

Les conférences virtuelles sont rentables car elles permettent d’économiser l’argent que vous auriez dû dépenser pour la restauration, le lieu, les déplacements et l’hébergement dans le cas d’un événement en personne. Seuls quelques éléments numériques essentiels sont nécessaires pour organiser un événement en ligne, comme un webinaire. Il s’agit notamment d’un ordinateur et d’une connexion à l’internet, qui sont principalement préparés par les participants. Cependant, comme le nombre de participants est généralement élevé dans les conférences virtuelles, vous pouvez envisager de faire appel aux services d’une société professionnelle de production d’événements numériques, comme Resolve Collaboration Services, pour vous aider à gérer tous les éléments requis et fournir une plateforme d’événements en ligne fiable. Vous devrez payer pour ces services, mais ce coût est bien inférieur à celui de l’organisation d’un événement personnel et vous garantira une production réussie du début à la fin.

 

Tout événement nécessite une planification et une préparation avant le début, mais les événements virtuels n’en demandent pas autant que les événements en personne. Vous pouvez planifier un événement en ligne en quelques heures ou peut-être en une journée, alors que les événements en personne nécessitent généralement des jours ou des semaines, par exemple pour assurer un lieu afin de pouvoir ensuite commencer à planifier d’autres éléments.

Lors de la planification d’un événement virtuel, les dates et les heures deviennent beaucoup plus flexibles. Une fois que vous avez trouvé une date et une heure qui conviennent à tous les présentateurs, il ne vous reste plus qu’à choisir une plate-forme de webinaire, à créer votre page d’inscription, à envoyer vos invitations et à promouvoir l’événement si nécessaire. Il est également important de noter que les présentateurs doivent effectuer des tests adéquats avant l’événement en direct.

Faire appel aux services d’une société professionnelle de production d’événements en ligne peut vous faire gagner encore plus de temps et d’énergie, car elle vous déchargera de la plupart des tâches, en s’assurant que les présentateurs ont été testés et qu’une répétition de l’événement a été effectuée.

 

Pour les organisations multinationales ou très étendues, les conférences virtuelles sont un excellent moyen d’accroître l’inclusivité pour leurs employés. Les conférences virtuelles offrent une plateforme commune où les délégués géographiquement dispersés peuvent interagir les uns avec les autres pour échanger des idées et des points de vue. Contrairement aux événements physiques, les options de traduction et de sous-titrage sont disponibles dans les événements virtuels afin de renforcer l’accessibilité et l’inclusivité pour les participants de différents pays et groupes linguistiques.

 

L’organisation d’événements physiques a de nombreuses répercussions négatives sur l’environnement. Par exemple, les délégués, le personnel et les employés doivent se déplacer pour assister à un événement en personne, ce qui accroît la pollution environnementale. Il faut également tenir compte des déchets alimentaires, du plastique et du papier. La meilleure solution pour minimiser ou éviter ces empreintes environnementales est de passer à la conférence virtuelle.  

 

Les événements virtuels tels que les conférences et les webinaires permettent au personnel et aux employés d’interagir avec l’orateur, le présentateur ou les autres participants en quelques secondes, grâce aux réseaux numériques modernes. Il n’est plus nécessaire de traverser les salles d’exposition et de conférence bondées pour interagir avec la personne ou l’orateur de votre choix, car vous pouvez le faire en quelques clics, assis devant votre écran d’ordinateur.

 

Les conférences virtuelles offrent la possibilité de réaliser des enquêtes et des sondages afin de recueillir l’avis des participants en quelques minutes. Vous pouvez réaliser les sondages ou les enquêtes pendant la conférence ou après l’événement. Il vous suffit de créer les questions à travers lesquelles vous souhaitez obtenir les informations requises de vos participants et d’utiliser la fonction d’enquête et de sondage. Vous obtiendrez les avis de vos participants à la fin de la conférence, et/ou vous obtiendrez les commentaires des participants juste après l’événement.

 

Conclusion

Les raisons susmentionnées expliquent au mieux l’importance des conférences virtuelles et des webinaires, même après la pandémie. Les conférences virtuelles peuvent ouvrir la voie à une administration réussie de votre organisation. Faire appel à une société professionnelle de production d’événements virtuels est une excellente option si vous voulez tirer le meilleur parti de chaque événement virtuel que vous organisez. Heureusement, Resolve Collaboration Services peut vous aider à créer un événement en ligne bien organisé, fiable et rentable. Resolve s’engage à faire de chacun de vos événements en ligne un succès.