Conférence virtuelle : 6 conseils et astuces à connaître
Il ne fait aucun doute que les présentations en ligne ont dominé le paysage des entreprises, des commerces, de l’enseignement, des gouvernements et autres institutions, surtout depuis le début de la pandémie de coronavirus. Cependant, la planification d’une conférence virtuelle implique un travail technique et d’art oratoire considérable.
Une conférence en ligne bien préparée peut être une expérience significative et satisfaisante pour votre public. À l’inverse, une conférence mal organisée ne sera qu’une nuisance visuelle et une perte de temps pour vos spectateurs. Mais les choses ne doivent pas forcément se passer ainsi ! Heureusement, il existe de nombreuses stratégies efficaces pour faire de vos conférences en ligne un succès.
Si vous êtes intéressés par ce qu’ils sont, alors restez à l’écoute ! Comme Resolve Collaboration Services, Spécialistes torontois de la production d’événements virtuels et des technologies de diffusion, nous allons vous donner 6 conseils pour organiser une conférence virtuelle réussie. C’est parti !
Qu'est-ce qu'une conférence virtuelle ?
Avant d’apprendre à organiser une conférence en ligne, vous devez savoir ce que c’est. En termes simples, une conférence virtuelle est un événement qui peut durer plusieurs jours et se déroule sur des plateformes virtuelles. Les participants inscrits assistent aux sessions via Internet, en temps réel et sans avoir besoin d’être physiquement présents.
Ces conférences peuvent se dérouler sous différents formats, tels que des tables rondes, des sessions éducatives, des formations ou des démonstrations. L’objectif de ces événements en ligne est de transmettre des informations ou de faire connaître un produit ou un service. En général, ces réunions sont collaboratives et permettent la libre participation des participants.
Comment organiser une conférence virtuelle ?
Bien que les organisateurs d’une conférence en ligne n’aient pas à se soucier du lieu, de l’accessibilité, du transport, de la nourriture, de la décoration et d’autres détails, la logistique de ces événements virtuels est tout aussi difficile. En ce sens, il est nécessaire de procéder à une planification minutieuse :
- Les technologies numériques à mettre en œuvre.
- Les dispositifs ou systèmes de transmission.
- L’enregistrement des participants.
- Connectivité.
- La réinvention des contenus à présenter dans les environnements numériques.
- L’inclusion d’un public plus diversifié et plus large, allant des sourds-muets aux personnes parlant d’autres langues.
- Assistance technique constante en cas de défaillance.
- La conception stratégique et conceptuelle de la conférence.
- Publicité de l’événement.
Ces variables et d’autres sont cruciales, d’autant plus si vous envisagez de diriger une équipe interfonctionnelle. Passons donc en revue quelques idées de conférences virtuelles, qui garantiront le succès logistique et organisationnel de vos événements :
1. Choisir la bonne plateforme
La clé du succès d’une conférence virtuelle réside dans le lieu où elle se déroule. Par conséquent, accordez une attention particulière au choix d’une plateforme en ligne. Assurez-vous que le logiciel est adapté à vos besoins, au type de contenu que vous souhaitez présenter et au nombre de participants attendus. Tenez également compte des outils proposés par la plate-forme et des fonctions que votre public peut utiliser, comme les chats, les réactions, les messages vocaux, etc.
2. Rendez votre conférence virtuelle dynamique
Quel que soit le thème de votre conférence virtuelle, planifiez chaque session de manière unique et divertissante, afin que votre public ne s’ennuie pas pendant des heures. Vous pouvez utiliser des centaines de ressources en ligne pour capter l’attention de votre public, qu’il s’agisse de compétitions, de questions, de sondages, de quiz, de concours ou de commentaires sur le contenu virtuel. Vous pouvez même utiliser les fonctions interactives des plateformes.
3. Structurer un programme diversifié
Pour mieux gérer le développement de votre conférence virtuelle, adaptez chaque session en fonction du contenu et du public cible. À cet égard, veillez à respecter un horaire précis par jour, surtout si vos invités viennent d’autres pays et d’autres fuseaux horaires. Idéalement, votre conférence devrait être segmentée en blocs, pour la bonne connaissance de vos participants. Placez également un panneau visible sur chaque session avec son sujet, sa durée et son format (en direct ou enregistré).
4. Équipement adéquat et assistance technique disponible
Comme dans les conférences en face à face, des contretemps ou des problèmes techniques peuvent toujours survenir. Par conséquent, assurez-vous de disposer des systèmes, dispositifs et outils (physiques et virtuels) qui garantissent la sécurité de l’événement. Bien entendu, l’idéal est aussi de disposer d’une équipe technique pour assurer la connectivité et la fonctionnalité des plateformes, la transmission des contenus et l’intégrité informatique de l’événement.
5. Délivrer du contenu synchrone et asynchrone
Une conférence virtuelle réussie équilibre parfaitement le contenu synchrone et asynchrone. Mais qu’est-ce que cela signifie ? Le contenu synchrone est celui où les participants interagissent en direct pendant la conférence, tandis que le contenu asynchrone est celui où les participants consultent des informations ou n’interagissent pas en même temps. Ce point est crucial si vous souhaitez que votre public bénéficie d’une expérience enrichissante et flexible en fonction de son emploi du temps.
6. Enregistrez l'événement pour le visionner ultérieurement
Comme dans la plupart des conférences, tous les participants ne peuvent pas assister à toutes les sessions prévues. Par conséquent, un bon geste pour valoriser votre organisation est de mettre à la disposition de votre public inscrit le déroulement enregistré de votre conférence virtuelle.
De cette façon, les gens auront accès au contenu présenté et pourront faire écho aux informations présentées lors de la conférence. Même la diffusion des enregistrements d’une conférence est un excellent moyen de se faire connaître ou de monétiser son image.
Planifiez votre conférence virtuelle avec les experts de Resolve Collaboration Services
Maintenant que vous connaissez 6 bons conseils pour organiser une conférence virtuelle, qu’attendez-vous ? Ces événements sont non seulement une excellente alternative pour économiser de l’argent et du temps logistique, mais ils vous permettent également d’atteindre plus de personnes efficacement et rapidement grâce à Internet.
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