Vos événements physiques ne doivent pas être annulés - comment faire fonctionner les conférences en ligne

Certains d’entre nous peuvent avoir l’impression que des mois de travail sont sur le point d’être perdus. Tout ce temps passé à trouver des sponsors, à attirer des délégués et à travailler avec les lieux de réunion ne signifie soudainement plus rien à cause du COVID-19.

Tant de temps, de budget et d’énergie sont consacrés à l’organisation de nos conférences et événements physiques – sans compter qu’ils peuvent être un énorme générateur de revenus. Mais, même avec tout ce qui se passe, vos conférences et événements ne doivent pas nécessairement être annulés.

Il a toujours été possible d’organiser un événement physique en ligne, mais nous assistons aujourd’hui à une augmentation considérable du nombre de conférences organisées à distance dans des délais rapides. Alors, quelles sont les options qui s’offrent à vous, comment cela fonctionne-t-il et comment pouvez-vous vous assurer que vous êtes prêt ?

Comment cela fonctionne-t-il ?

Les conférences en ligne peuvent être organisées de deux manières :

• Votre orateur se présente devant la caméra avec sa présentation à ses côtés – ce qui permet au public de regarder, d’écouter et d’apprendre.
• Votre orateur se présente uniquement en audio avec sa présentation à côté de lui – ce qui permet à votre public de se concentrer sur le contenu.

Vous avez également la possibilité d’utiliser une série d’outils en ligne pour favoriser l’engagement. Pensez aux sondages, aux sessions de questions-réponses, aux salons de discussion et aux enquêtes.

Ces événements ne sont pas des réunions par vidéoconférence où tout le monde se joint à la caméra pour discuter d’un sujet. Il s’agit de webinaires sophistiqués et planifiés, conçus pour reproduire votre événement physique.

Les orateurs sont formés sur la plateforme, un processus d’inscription a toujours lieu et les participants restent en sourdine pendant les sessions.

Regardez un webinaire à distance à la demande – voir un exemple

Ma conférence devait durer deux jours – comment est-ce possible ?

C’est possible, il suffit de sortir des sentiers battus et de penser en termes de participants.

Tout d’abord, seriez-vous prêt à rester assis derrière un écran d’ordinateur pendant toute une journée ?

Lorsque nous nous engageons à assister à un événement physique, nous avons libéré nos calendriers, nous avons moins de distractions et nous sommes prêts à nous engager avec nos pairs. Comparez cela à la façon dont nous travaillons tous actuellement – nous nous adaptons au travail à domicile, nos enfants ou nos partenaires travaillent peut-être aussi avec nous et nous sommes entourés d’incertitudes à de nombreux niveaux.

Deuxièmement, de nombreux orateurs sont très demandés en ce moment et manquent de temps – si vous pouvez les contourner, vous êtes gagnant.

Nous ne contrôlons pas grand-chose à l’heure actuelle. Pourquoi ne pas donner à votre public et à vos présentateurs un certain contrôle sur le contenu ?

Le contenu en direct est excellent et permet l’interactivité. Alors pourquoi ne pas proposer un mélange de contenu en direct et préenregistré.  Une fois la session terminée, les participants seront redirigés vers un tas de contenu à la demande préenregistré il y a plusieurs jours.

Je prévoyais d’avoir des salles de réunion lors de ma conférence, cela fonctionnera-t-il en ligne ?

Lorsque vous envisagez d’organiser une conférence à distance, examinez votre programme et tenez compte des types de formats. Si les discours-programmes, les présentations et même les tables rondes sont très bien adaptés, les salles de réunion et autres sessions de collaboration ne le sont pas forcément.

Votre flux en ligne doit être unidirectionnel et permettre à votre public de poser des questions via une boîte de discussion privée ou ouverte. Cela réduit le risque de problèmes techniques et constitue le meilleur moyen de reproduire votre événement physique.

Envisagez de rediriger les participants vers des salles de vidéoconférence ou des communautés en ligne pour poursuivre la discussion dans une formation plus interactive. Consultez le site Higher Logic pour plus d’informations.

Comment puis-je préparer mes intervenants à la réussite ?

Nous l’avons déjà dit et nous le répétons, vos présentateurs sont essentiels pour vos événements en ligne. Vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression et vous voulez la réussir.

Dès que vous vous engagez à organiser votre conférence en ligne, contactez les intervenants et familiarisez-les avec la plate-forme. Vous souhaitez organiser des séances d’information en ligne pour tester les éléments suivants :

• Connectivité Internet – le son est-il clair ? Leur webcam est-elle granuleuse ?
• Fonctionnalité – s’assurer qu’ils peuvent déplacer les diapositives et comprendre comment répondre aux questions et utiliser d’autres fonctions.
• Options de sauvegarde – s’assurer qu’ils ont un téléphone à proximité en cas de problèmes de connectivité Internet

Il est important que les tests soient effectués dans le même environnement que celui où se déroulera l’événement en direct. Par exemple, si votre intervenant fait sa présentation depuis son domicile, assurez-vous qu’il effectue les tests depuis son domicile.

Voici quelques autres idées pour vous assurer que vos enceintes sont prêtes pour le succès :

• Veillez à ce qu’il y ait une pause d’au moins 5 minutes entre les sessions – vous voulez que les intervenants puissent se connecter et effectuer rapidement un test avant de se lancer.
• Pour les tables rondes, pensez à organiser des séances d’information avec tous les panélistes. Assurez-vous d’avoir un facilitateur pour garder ces sessions sur la bonne voie.
• Demandez à votre fournisseur de séminaires en ligne de s’en occuper pour vous – cela peut prendre beaucoup de temps et vous devriez vous concentrer sur les communications plutôt que sur les sessions de formation.
• Si vous aviez un animateur de conférence, vous pouvez toujours avoir un animateur en ligne ! Cela vous permettra de maintenir vos sessions sur la bonne voie et d’impliquer les participants.

La technologie m’inquiète vraiment – comment puis-je être sûr qu’elle fonctionnera ?

La façon dont nous travaillons a radicalement changé au cours des dernières semaines. Et alors que la plupart des plateformes de webinaires en ligne sont stables, la fiabilité de notre internet est inconnue.

L’enseignement en ligne et le travail à domicile ne cessent de croître, tout comme la pression exercée sur la bande passante Internet. Vos intervenants feront très probablement leurs présentations à partir d’un environnement domestique, ce qui signifie que Netflix peut être diffusé en arrière-plan et que leurs enfants peuvent être scolarisés à domicile.

Bien que vous ne puissiez pas contrôler ce phénomène, vous pouvez mettre en place une solution de secours.

• Veillez à ce que les orateurs aient un téléphone à proximité à tout moment pendant leur présentation. Si l’internet tombe en panne, votre fournisseur pourra les appeler et les faire participer à l’événement.
• Qu’est-ce qui est le plus important pour vous – le contenu ou la vidéo ? Si vous pensez que vos orateurs se présentent depuis des endroits risqués et que vous préférez fournir un contenu homogène, laissez tomber les webcams et organisez votre événement avec du son, des diapositives et une photo de votre présentateur – le contenu est le contenu.

Si nous vivons tous à une certaine époque, cela ne signifie pas que tout doit être mis en attente ou, pire encore, annulé. Nous pouvons toujours continuer à faire participer nos membres, nos clients et nos employés à des événements en ligne, mais nous devons simplement penser différemment à la façon dont nous nous y prenons.

Restez en sécurité, 
L’équipe Resolve